Actul constitutiv si cotele indivize
La infiintarea asociatiei, in cadrul actului constitutiv sunt consemnate atat structura si componenta proprietarilor ce fac parte din imobil, cat si suprafata utila totala a acestora si destinatia lor. In anexa actului constitutiv trebuie trecuti toti proprietarii de locuinte sau spatii cu alta destinatie, cu datele acestora de identificare si, cel mai important, cu spatiul detinut si cota indiviza a fiecaruia. Proprietarii care nu participa la adunarea generala de infiintare, vor adera ulterior la asociatie, oferind aceste informatii.
Asociatia trebuie sa se asigure ca detine toate aceste informatii de la toate spatiile aflate in proprietate individuala si trebuie sa se asigure ca suma cotelor indivize va fi in permanenta 100%, in caz contrar trebuie sa ajusteze cotele astfel incat sa obtina 100%.
De corectitudinea acestor informatii depind apoi toate distribuirile din listele de plata, aspect deloc de neglijat.
La preluarea contabilitatii asociatiei sau serviciilor de cenzorat, atat administratorul cat si cenzorul ar trebui sa se asigure asupra cotelor indivize preluate si evidentiate anterior in listele de plata, prin verificarea corespondentei acestora cu documentele de infiintare si de actualizare ulterioara, intrucat nu putine sunt cazurile in care in listele de plata figureaza alte cote decat cele din acordul de asociere. Se mai intampla ca in listele de plata sa figureze mai putine spatii decat in acord (administratorul cumuleaza de obicei, incorect, spatii de locuit cu boxe sau garaje care sunt proprietati individuale). De asemenea, am mai mai intalnit situatia ca in acord sa fie trecute cote eronate, care nu reflecta modalitatea de determinare a acestora conform legii – respectiv in functie de suprafata utila a spatiului raportata la suprafata utila a imobilului.
In functie de neregulile intampinate cu aceste cote si suprafete, asociatia poate fi indrumata la corectarea acestora si aplicarea in liste a cotelor corecte, deci, implicit, distribuirea corecta a cheltuielilor.
